von Karsten Duennemann

Der Tausch einer vorhandenen Software durch eine neue, ist immer eine Herausforderung und wird nie ganz reibungslos ablaufen! Allein das Thema Datenmigration ist mit zahlreichen Irrtümern, Missverständnissen und Fehlern belegt, und bedarf besonderer Beachtung, Planung und Durchführung. Dabei haben wir noch nicht über geänderte oder neue Prozesse und Funktionen gesprochen, die mit einem Wechsel einer Anwendungssoftware einhergehen.

Prozesse

Prozesse in einer Anwendungssoftware sind ein Abbild realer Geschäftsprozesse, jedoch keine 1:1-Abbildung. Vielmehr sind sie eine künstlich geschaffene Referenz auf die Realität. Die erfolgreiche Ablaufoptimierung durch eine Softwareablösung hängt davon ab, wie gut die Abbildung der Realität in die Software gelungen ist. Denn jede Software birgt wegen dieser Referenz das Risiko in sich, dass bestehende, und an sich optimale, Prozesse in Teilen „verschlimmbessert“ oder vollständig an einer Gesamtoptimierung des Prozessbestandes vorbeigeführt werden. Es kommt ganz entscheidend darauf an, wie gut die prozessualen Änderungen und Optimierungen im Vorfeld der Softwareablösung analysiert und geplant wurden. Ohne Informationen, was wo optimiert werden muss bzw. kann, ist eine neue Software nicht erfolgreich einführbar. Da Softwareprozesse gewöhnlich in Modulen organisiert sind, ist auch den systeminternen Schnittstellen Aufmerksamkeit zu schenken. Eine einzuführende Software wird Stand heute aus sich selbst heraus mitteilen, an welcher Stelle sich prozessuale Abweichungen oder funktionale Lücken befinden oder entstehen. Ergo: Es bedarf einer Analyse der Machbarkeit im Vorfeld.

Funktionen

Funktionen sind mehr oder weniger große Bausteine, die einzelne Befehle oder auch Befehlsketten beinhalten. Sie basieren auf vorab definierten Geschäftsprozessen, oder Bestandteilen davon, und greifen genau dort ein, wo ohne Automatisierung normalerweise ein Mensch eine Aktivität ausführen würde. Daneben reagieren sie auf Ereignisse, also Ergebnisse aus der Abarbeitung von Aufgaben, und steuern den weiteren prozessualen Ablauf. Da die Funktionsbausteine einer – insbesondere – Standardsoftware vorgegeben sind ist klar, dass sich prozessuale Änderungen ergeben. Darauf kann man in Teilen mit einer funktionalen Konfiguration reagieren und das System so einstellen, dass Bestandsprozesse möglichst wenig verändert werden. Es kann aber auch so sein, dass Prozesse zwar geändert werden müssen, die Änderungen durch Konfiguration aber weniger umfangreich ausfallen. Nämlich genau dort, wo der Anwender Wahlmöglichkeiten bei der Ausführung einer Aktivität hat oder mögliche Ereignisse als Ausführungsergebnis eingrenzbar sind.

Daten

Informationen werden über Funktionen in Prozessen verarbeitet. Sie bilden geschäftliche Zustände unterschiedlicher Komplexität und Güte ab und ziehen einen Spannungsbogen von banalen Rechenoperationen bis hin zu hochverdichteten Berechnungsketten. Daten sind das Futter für Software. Defekte Prozesse oder Funktionen beeinflussen also die Korrektheit der Berechnungen und Ergebnisse. Daher sollte man wissen, welche Informationen wie und warum im eigenen Unternehmen in den Prozessen verarbeitet werden.

Fünf vermeidbare Fehler bei Software-Einführungen

Teil 1 – Mangelndes Stakeholdermanagement

Teil 3 – Planungsfehler

Teil 4 – Improvements powered by technology?

Teil 5 – Customer Centricity & Change Management